Proje Risk Yönetimi, proje yaşam döngüsü süresince oluşabilecek olumsuz olayların, oluştuğu anda çözümleme çalışmaları değildir. Olaylar oluşmadan önce,  gereken çalışmaların yapılmasıdır. Proje riskleri bazen biraz öngörü ve araştırma ile fırsatlara dönüştürülebilir veya proje fırsatları pozitif riskler olarak yönetilebilir. Ne yazık ki pozitif riskler ya görmezlikten gelinir ya da gelişigüzel değerlendirilerek oluşabilecek fırsatlar gözden kaçırılır.

Proje Risk Yönetimi’nin temel amacı belirsizliği risklerden fırsatlara doğru yönlendirmek olmalıdır. Projelerde hangi risklerin yönetileceği önemlidir. Bu karar projeye, kuruma ve bulunulan ortama göre değişiklik gösterir. Risk, yalnızca potansiyel faydasının ve kazanma şansının, yanlış kararı iyileştirme maliyetinden belirli bir marj içerisinde fazla olduğu durumlarda yönetilmelidir. Bu nedenle, Proje Risk Yönetimi yapılırken en az şu sorular sorulmalı ve doğru yanıtları aranmalıdır.

“Bu riskin yönetilmesi ile ne kazanılabilir veya ne kaybedilebilir?”, "Başarma veya başaramama olasılığı nedir?”, “Eğer başarılamazsa neler yapılmalıdır?”.

Bu sorular;            

“Potansiyel kaybetme sıklığı”,

“Eldeki verilerin miktarı ve güvenilirliği”,    

“Potansiyel kaybın ciddiyet seviyesi”,                 

“Oluşacak sonuçların ölçülebilirliği” gibi bilgilerden yararlanılarak yanıtlanmalıdır.
Peki, olumsuz riskleri önlemek , fırsatları pozitif riske çevirmek veya pozitif risklerin oluşmasını sağlamak için gereken ”Risk Yanıtlama Planları” (Risk Response Plan) nasıl yapılmalıdır? Nelerdir?

PMBOK’a göre;

Olumsuz risklerde uygunlanması gereken yanıtlama planları:  
Kaçınmak (Avoidance): Proje planında değişiklikler yaparak, ortaya çıkabilecek riskten uzak durmak. Kısaca; işi gerçekleştirmenin alternatif yollarını arayarak belirlenen çözümü plana yerleştirmektir. Aktarmak (Transference): Riski bir başka kuruma veya bireye devretmek. Bu çalışmada, aslında risk yok edilmiş olmayacaktır, sadece riskin sorumluluğunun başkası tarafından yüklenilmesi sağlanacaktır. Projenin bileşenlerinin donanım, kaynak vb… proje süresince sigortalanması aktarma planına örnek verilebilir.                                                                                                                                          

Azaltmak (Mitigation): Karşılaşılabilecek riskler tanımlandıktan sonra bu risklerin etkisini veya gerçekleşme olasılıklarını azaltmak için ek önlemler alarak, riske yanıt verme planı oluşturma çalışmasıdır. Örneğin; Proje süresinin gecikme riskine karşılık ek insan kaynağı alarak (bütçeyi artırarak) riskin gerçekleşme ihtimalini azaltabiliriz.
Pozitif risklere gereken yanıtlama planları:

Yararlanmak (Exploit): Risk, projenin zamanını kısaltıyorsa bu riskin oluşmasını sağlamalıyız.

Paylaşmak (Share): Bu işi daha önce yapan konusunda uzman 3. partiler ile çalışmak, zaman ve maliyet kazancı sağlar. 

Geliştirmek (Enhance):  Fırsatların ve pozitif risklerin oluşmasını sağlamaktır.

Pozitif veya olumsuz risklere gereken yanıtlama planları:

Kabullenmek (Acceptance): Kabullenme de bir risk yanıtlama planıdır. Tanımlanan risklerin tümüne önlem almaya çalışmak proje bütçesini bir hayli yükseltebilir. Bu yüzden göz ardı edilebilecek riskler proje taraflarınca kabul edilir. Bu durumda proje tarafları bu tür riskleri proje boyunca izlerler ve projeyi etkileme olasılığı yükseldiğinde diğer yanıtlama planlarını devreye sokarlar.

Yedek Önlem Stratejisi (Contingent Response Strategy): Proje süresince, karşılaşılacak riskleri yönetebilmek için planlama aşamasında belirlenip, kenara konulan ilave bütçe. 

Sonuç olarak, 

Proje planlama aşamasında belirlenen risklerin ”Risk Yanıt Planları” proje süresince projenin sapmalarını en aza indirir. Bu nedenle, günümüzde stratejik projelerde risk yönetimi yapmak gerekli bir duruma gelmiştir.

bircan.sesen@ipyd.org

Bircan ŞEŞEN