Proje yönetiminin kutsal kitabı PMBOK Project Management Body of Knowledge) 1996 yılında Amerika’da PMI (Project Management Institute) çatısı altında doğmuştu. Amerika’da doğup büyüyen bu kitabın Amerikan kültüründen terimleri kullanmaması da mümkün değil.

Proje yöneticilerinin dilinden düşürmediği Kick Off(Başlatma Vuruşu) da bunlardan biri. Kick off, Amerikan futbolunda her yarı başında ya da taç atışı sonrasında oyunu başlatan vuruş. Proje yönetimi açısından da Kick Off ise uygulama aşamasına başlangıcını formal olarak tüm proje paydaşlarına duyurmak anlamına gelir. Bu duyurunun tüm tarafların biraraya geldiği bir toplantı ile yapılması önemlidir.

Kick Off toplantısı proje yöneticisi açısından çok iyi hazırlanılması ve yönetilmesi gereken bir toplantıdır. Toplantıda tüm proje takımı biraraya gelir ve “Proje Yönetim Planı” üzerinden geçerler. Toplantının verimli olması için proje yöneticisi, toplantıdan önce Proje Kapsam Dökümanı ve Proje Zaman Planını tüm takımla paylaşmış olmalıdır.

Toplantıda Proje Yönetim Planının tüm bileşenleri üzerinden geçilir. “Proje Yönetim Planı”: Tanım Dökümanı, Zaman Planı, Maliyet Planı, İletişim Planı, Risk Planı, Satınalma Planı ve Insan Kaynakları Yönetim Planlarını içerir. Bu dökümanların hepsinin üzerinden geçilmesi, tüm proje takımının büyük resmi görmesi, bekledikleri değişiklikleri talep etmesi ve proje sonunda ortaya çıkacak ürün konusunda netleşmesi için kritiktir.

Kick Off toplantısının sosyal bir boyutu da vardır. Proje boyunca farklı lokasyonlarda çalışacak olan proje takımı toplantıda tanışma ve kaynaşma fırsatı bulur. Proje yöneticisi de bu vesileyle proje hedefleri ve başarı kriterleri konusunda proje takımını bilgilendirerek, motive etme şansı olur.

Proje yöneticisi de zamanının  %80’ini iletişim yönetimi için harcar. Kick Off toplantısı gibi Değerlendirme toplantıları ve Değişiklik toplantıları da proje takımının biraraya gelip iletişim kurması açısından çok önemlidir. Proje yöneticisinin hem kendi zamanını, hem de projenin zamanını doğru yönetmesi açısından, bu toplantıların verimli geçmesi sağlanmalıdır. Bu toplantılarda alınan kararlar raporlanıp tüm taraflarla paylaşılmalı ve her toplantı sonrası aksiyon planları çıkarılarak takım üyelerine görevler atanmalıdır.
 

M. Şirin Aktaş