Günümüzde yaptığımız işler kadar onlardan doğru ve anlaşılır biçimde doküman oluşturmak da önemlidir. Normal işlerde doküman üretmek, projelerde doküman üretmekten daha kolaydır, çünkü sürekli aynı formatta işlerden aynı dokümanlar oluşur ve bunlar bir dosyada toplanmak zorunda kalır.  Bu bilgilere ulaşırken,  kurumun ihtiyacına göre anahtar alanlar kendiliğinden zaman içinde oluşur. Örneğin; Yıl, Müşteri .., öyle ki artık herkes o bilgilere nasıl ulaşacağını bilir.

Kurumun bir hafızası hatta bu iş ile ilgili bir dosyalama standardı vardır. Birçok kurumda olduğu gibi standartlar; problemlerden ve/veya ihtiyaçlardan doğal olarak oluşurlar. Kurumda “Proje Yönetim Metodolojisi” mevcut değilse tek tip proje dokümanları üretmek zordur; Çünkü; kurum içinde farklı bölümlerde, farklı kişiler tarafından, farklı yöntemler kullanılarak farklı projeler yürütülmektedir. Her proje yöneticisi kendi yöntemi ile: projeyi takip eder, dokümanları oluşturur, iletişim kurar. Şimdi hep birlikte; “Proje Yönetim Metodolojisi” olmayan bir kurumda 3 ayrı projeyi denetlemek üzere bir örnekleme çalışması yapalım. Projeleri ve dokümanlarını mutlaka proje yöneticisinde bulabilirsiniz. Onun kişisel bilgisayarını veya dosya dolabını kontrol ettiğinizde; her bir proje yöneticisinin çalışmalarına ait dokümanlarının farklı biçimde ama oldukça iyi olduğunu şaşırarak görürsünüz. Bu aşamada proje çalışanlarına birkaç soru soralım;

Sevgili X Projesi proje yöneticisi, karşı masanda oturan Y Projesi, proje yöneticisinin nasıl çalıştığını biliyor musun ?

Cevap: Hayır.

Sevgili X Projesi proje ekibi, projeniz ile ilgili ( Proje Yöneticinin dokümanlarını göstererek ) bu dokümanları gördünüz mü ? 

“Hayır”, “Evet, benim de kişisel bilgisayarımda, X Proje dosyasının altında” gibi değişik cevaplar alabiliriz.

İşte başka bir sorun eğer aynı doküman ise; değişiklikler proje ekibine iletildi mi ? Acaba proje ekibindeki kişiler bu dokümanları son halde tutabiliyorlar mı ?

Diyelim ki; her bir sorumuza olumlu yanıt aldık yine de bir problem var ki, aynı dokümanın proje çalışanı kadar kopyası oluşmuş durumda…

Bu problemleri çoğaltabiliriz. Ancak önemli olan kurumun tüm projelerinin günlük işlerde ( Örneğin; yevmiye fişlerinde ) olduğu gibi aynı standartta ulaşabilir dokümanlarda tutulması, bir sonraki projelerde bu dokümanlardan yararlanılmasıdır. Aksi halde; kurum hafızası oluşturmakta zorlanırız. Bu nedenle ilk bakışta iyi gibi görünen aynı işlerde farklı standart kullanımını hemen tek tipe çevirmek gereklidir ki; bu konu, mutlaka Genel Müdür veya yöneticilerin desteği ile yapılabilir.

Projelerde doküman üretirken, proje yöneticisi şu soruları sormalı :

Bu dokümana ihtiyaç var mı ?

Doküman içindeki bilgiler herkes tarafından doğru anlaşılabilir mi ? 

Bu dokümana kimler ulaşmalı ?

Sonuç olarak;

Doküman deyip geçmemeliyiz. Üzerinde düşünüp gerçekten ileride ulaşabileceğimiz, kullanabileceğimiz ve anlayabileceğimiz şekilde dokümanlar üretmeliyiz.

bircan.sesen@ipyd.org
 

Bircan ŞEŞEN