Bilgi İşlem projelerinde proje sonucunda elde edilen ürünün/yazılımın kullanımı için “Kullanıcı El Kitabı” dokümanına ihtiyaç vardır. Ancak bu konu hiçbir proje yönetim metodolojisi içinde yer almamaktadır. Kullanıcı el kitabı deyince aklımıza, kağıt üzerinde ürünün kullanımı için yol gösteren bilgiler veya yine kullanım için çevrimiçi yardım uygulaması gelir, bu dokümanlar kullanıcının uygulamayı kullanırken hayatını biraz daha kolaylaştırmak için yapılmıştır. Basit ve kullanıcının anlayacağı bir formatta olmalıdır.

Bu yazı ile proje yöneticilerinin proje planı ile kullanıcı el kitabı oluşturma sürecini nasıl bütünleştireceği ile ilgili bilgileri paylaşacağız.

Yazılım projeleri proje planı genel olarak aşağıdaki süreçlerden oluşur.

Başlatma,

Tasarım ve Fonksiyonel Özelliklerin belirlenmesi,

Kodlama ve Bütünleştirme,

Test,

İşletime Geçiş.

Doküman oluşturmak için gereken proje planı

Bilgi toplanması,

Prototip,

Birinci Taslak,

İkinci Taslak,

Onaylı Döküman.

Peki doküman oluşturma iş adımları ile proje iş adımları nerede bütünleşecek? 
Genellikle, doküman çalışmalarına, test çalışmalarının sonunda başlanır test çalışmaları zaten zordur birde üstüne doküman oluşturma adımları eklenince daha önce öngörülmemiş olan kaynak ve zaman planlaması olmadığı için doğal olarak proje bitişi gecikir.

Bu nedenle proje yöneticisi proje başlatma adımında doküman oluşturma çalışmalarının projeye etkisini görüp, kaynak, zaman planı ve kimin yapacağı ile ilgili görev tanımlarını belirlemelidir.

Proje Yöneticisinin ihtiyaçlarından biri, kullanıcı el kitabı dokümanı oluşturma çalışmaları teknik yeterliliği için konusunda uzman denetçiler tarafından denetlenmesidir. Bu denetim ile dokümanın teknik fonksiyonlar ile uyumu sağlanır. İlave olarak, kullanıcılar dokümana ulaştıkça verdikleri olumlu, olumsuz geri bildirimler dokümanın son halini alması için çok yararlıdır.

Genellikle, dokümanlar, yazılımı/ürünü bilen kişiler tarafından oluşturulmaz. Proje Yöneticisi dokümanı oluşturan ekip ile yazılımı bilenler arasındaki iletişimi organize etmeyi unutmamalıdır.

Doğru ve zamanında yazılan Kullanıcı El Kitabı ürünün kullanıcı tarafından kabul edilme sürecini ne kadar kısaltırsa, dokümanın zamanında yetişmesi bu süreci o kadar kısaltır.

bircan.sesen@ipyd.org

Bircan ŞEŞEN