Başlıklar

• PYO Nedir/Türleri
• Neden PYO kurmalıyız?
• PYO Temel Bileşenleri ve Görevleri
• PYO Kurulum Süreci
• Araç Seçim
  i/Uyarlaması
• PYO Değerlendirme

PYO Nedir/Türleri  ‘Proje Yönetim Ofisi (PYO) projeyle ilgili yönetişim süreçlerini standartlaştıran, kaynak, metodoloji, araç ve tekniklerin paylaşılmasını kolaylaştıran bir yönetim yapısıdır.’

PYO Rol ve Görevleri Destekleyici Danışman rolündedir Bilgi havuzu olarak görev yapar Standart şablonlar , en iyi uygulamalar, klavuzlar oluşturur Eğitimler düzenler, öğrenilmiş dersleri paylaşır Projeler üzerinde kontrolü düşüktür Kontrolcü Destek sağlar Proje yönetim metodolojilerini, araçlarını oluşturur ve benimsetir Metodoloji ve araç uyumluluğunu denetler Projeler üzerinde kontrol orta düzeydir Yol Gösterici Projeleri doğrudan yönetirler Projeler üzerinde kontrol yüksektir

 Neden PYO kurmalıyız?

• Sınırlı kaynak kapasitesi ve optimizasyon ihtiyacı
• Standart metodoloji ihtiyacı
• Portföy, program, proje görünürlüğünün arttırılması
• Sahiplik ve hesap verebilirlik gereksinimi
• Projeler ve ekipler arası bilgi paylaşımı ve iletişim
• Proje başarısızlıklarının engellenmesi

PYO Temel Bileşenleri ve Görevleri

 İnsan

• Üst Yönetim Desteği ve Geri Bildirim
• Proje Yöneticileri için Koçluk ve Danışmanlık
• Proje Yöneticileri ve Proje Ekibi Eğitimleri

Süreç:

• Proje Seçme ve Önceliklendirme Süreci
• Proje Yönetim Süreci
• Proje Sonrası Değerlendirme Süreci
• Proje Yönetim Kontrol süreçleri (Kapsam, Risk, Sorun, Kalite Güvencesi)

Araç:

• Proje Yönetim Araçları ve Bilgi Sistemi
• Şablonlar, Kılavuzlar, Kontrol Listeleri

PYO Kurulum Süreci

 Planlama ve Strateji Belirleme

• Mevcut yapının analizi ve Organizasyon Kültürünün anlaşılması (İnsan/Süreç/Araç)
• İyileştirilebilir ve eksik noktalar için çözüm önerileri
• Stratejilerin belirlenmesi
• Yol Haritasının oluşturulması

 Önemli Noktalar

• Doğru ekibi kur
• Üst Yönetim Desteğini al (hızlı dönüşler)
• Güven ortamını oluştur (İnsan—>Dedikodu—>Direnç)
• Bak, dinle, hisset ve dahil et (destekçiler yarat)
• Hard power’ı sona sakla
• Mevcut insan kaynağı, süreç ve araçları değerlendir
• Gerçekçi planlama yap

 Uygulama

• Metodolojinin oluşturulması
  • Proje Seçme ve Önceliklendirme Süreci
  • Proje Yürütme ve Kontrol Süreçleri
  • Proje Sonrası Değerlendirme Süreci
  • Standart  Şablonlar, Kılavuzlar, Kontrol Listeleri
• Proje Yönetim Aracı Uyarlaması ve Süreç Otomasyonu
• Raporlama
• Eğitimler, Koçluk ve Mentörlük

Proje Portföy Yönetim Süreçleri

Araç Seçimi/Uyarlaması

Portföy ve Program yönetim altyapısı Önceliklendirme ve skorlama desteği Kaynak Yönetimi ve optimizasyonu Talep Yönetimi Finansal Yönetim Zaman Yönetimi Agile Desteği Rol bazlı Dashboard ve Raporlama yapısı Özelleştirme kolaylığı ve uyarlama/destek maliyeti Vendor desteği

• Raporlama
• Üst Yönetim Raporlaması
• İş Birimi Raporlaması
• IT Kapasite Raporlaması
• Proje Performans/Statü Raporlaması
• Metodoloji Uyumluluk ve Anomali Raporlaması

Önemli Noktalar

• Raporlamaya hemen başla, çalışmalara paralel olarak raporlarını geliştir
• Görsel ve kolay anlaşılır tasarımlar kullan
• Sayısal veriler ve istatistikleri kullan
• Doğruluğundan emin ol
• Gereksiz raporlamalardan uzak dur
• Esnek ol, revize et

Yol Haritası

Yönetme

•  Proje Yönetim Olgunluk Seviyesinin ölçümlenmesi ve yeni stratejilerin belirlenmesi
• Üst yönetime koçluk ve destek
• Ekipler ve Paydaşlar için Sürekli Eğitim
• Süreç ve Araçların Sahipliği
• Proje Yönetim Süreçlerinin Güncellenmesi ve Desteği
• Performans/Statü Bildirimleri ve Raporlamalar
• Metodoloji Uyumluluk Kontrolü ve Raporlaması
• Anomali Kontrolleri ve Raporlaması
• Uygulama ve Servis Portföyleriyle Entegrasyon
• Veri Analitiği ve Makine Öğreniminin dahil edilmesi(Talep Tahminleme, Proje Başarı Tahminlemesi, Proje Takım Analizi, Önceliklendirme ve Zamanlama Optimizasyonu)

PYO Değerlendirme