Proje yönetimi yazılarına bu dizinin başrol oyunucusu “Proje”yi tanıtarak devam etmek istiyorum. “Proje” sonuçlari ve çiktilari net olarak belirlenmis, tek seferlik faaliyet olarak tanimlanir. Bir faaliyeti “Proje” olarak tanımlayarak günlük operasyonlardan ayırabilmek için karekteristik bir takım özellikler vardır: yaşam döngüsü; maliyet, zaman ve performans hedefleri; bir benzerinin olmaması; bulunduğu ortamla karşılıklı bağımlılığı gibi...

Her proje büyük bir heyecanla başlar. Projeye katkıda bulunmak isteyenlerin sayısı çoktur ve projeye Türk gibi yürekli başlanılır. “Başlatma aşaması”nda yürekliliğin yanında projenin sınırlarının doğru çizilmesi ve üst yönetimin desteği çok önemlidir. Sonraki aşama proje yöneticisinin en fazla emek vermesi gereken “Planlama”dır. Eğer proje yöneticisi plan yapmakta başarısız olursa, başarısızlığını planlıyor demektir. Proje planı ürün kalitesi, maliyet ve zamana karşı proje hedeflerini garantileyen bir sözleşme gibidir. “Uygulama aşaması” proje ekibinin bu plana göre görevlerini yerine getirdiği aşamadır. Artık proje gemisi tüm mürettabatıyla yola çıkmıştır. Bu aşamada geminin kaptanı rolündeki proje yöneticisine düşen görev insan, bütçe ve zaman arasında uyumu sağlayarak geminin rotasında gitmesi için yönlendirmektir. “Izleme ve kontrol aşaması”nda proje yöneticisi liderlik, motivasyon, iletişim, problem çözme, karar verme gibi tüm becerilerini sergilemelidir. Çünkü projenin uygulama aşamasında işler yavaş yavaş karışacaktır. Performans ve insan kaynağı problemleri, tedarikçilerde gecikme, öngörülemeyen risklerin gerçekleşmesi, bütçenin aşılması gibi nedenlerle kara görünene kadar gemide panik havası yaşanacak veya küçük kazalar olabilecektir. 

Projenin “Kapanış” noktası karanın göründüğü nokta değildir. Kaptan tüm yolcular karaya ayak bastıktan sonra da proje gemisini terketmeyecektir. Inmeden önce sözleşmelerin kapatılması, onayların alınması, kapanış raporunun ve alınan derslerin yazılması gibi bir dizi işi de bitirecektir.

Proje kaptanın yaşadığı bu döngünün aşamaları Başlatma, Planlama, Uygulama, Izleme-Kontrol ve Kapanış olarak adlandırılır. Bu aşamalar projenin büyük veya küçük olması ya da proje yönetim metodunun Tahminsel(Heavy Weight Methodologies) veya Hareketli(Light Weight Methodologies-Agile) olmasına bağlı değildir. Proje gemileri seyri esnasında %12’lik yolu Başlatma, %20 Planlama, %43 Uygulama, %18 Izleme-Kontrol ve %7’i Kapanış aşamasında geçirmektedir.*

*PMI-2006 16110 projede 364 proje yöneticisindan alınan veriler

M. Şirin Aktaş