Projeler; belirlenen kapsam, kısıtlı kaynak ile başlangıç, bitiş zamanları ve bütçeleri belli olan özgün ürün, hizmet veya rapor üreten çalışmalar bütünüdür. Projelerde kapsam belirlemek,  proje yürütme sürecinde belirlediğimiz kapsam içinde kalmak zordur. Projelerde zor olan başka bir konu, kurum içinde var olan bilginin gün ışığına çıkması, gerekli kişilere ulaşması, doğru kişilerden, doğru bilginin, doğru zamanda alınarak dokümanlarda doğru yerini almasıdır.

Bilgi İşlem projeleri Fonksiyonel Analiz Dokümanı’nı, proje sonunda ortaya çıkacak ürünün hammaddesi olarak düşünebilirsiniz. Yazılımın kodlama çalışmaları bu dokümandaki verilere dayanır. Projenin işlem sayısı, donanım kapasitesi, yedekleme vb. konular ile ilgili kriterler bu dokümanda belirtilmelidir ki detaylar doğru şekilde belirlensin. Toplanacak bilgilerin saklama süresi, veri tabanı seçmek için gerekli bilgilerden biridir. Fonksiyonel Analiz çalışması yukarıda birkaçını saydığımız nedenlerden dolayı çok önemlidir. Bu çalışma ile proje kapsamı detaylandırılarak dokümandaki doğru yerini alması sağlanmalıdır. Başka bir deyişle; doğru kişilerden alınan doğru bilgiler bir bütün olarak bir dokümana yerleştirilmeli ve proje yaşam döngüsü boyunca kullanılmalıdır.

Kaliteli bir proje yürütmek istiyorsak, denetlemek yerine önlem almalıyız. “Prevention over inspection” yani hata yapmadan ilk çalışma sonucunda doğru çıktı/ürün/hizmet üretmeliyiz. Kalite çalışmaları maliyetlerinden  ikisi;  Önleme Maliyetleri ( Eğitim, araştırmalar vb. ), Başarısızlık Maliyetleri ( Yeniden yapma, hatalı ürün/çıktı, kabul etmeme vb. ) her zaman önleme maliyetleri başarısızlık maliyetlerinden daha azdır.

Fonksiyonel Analiz sürecini iyi yapabildiğimiz projelerde, kalite “Başarısızlık Maliyeti”nin çok düşük olduğunu gördük. Bu çalışmalarda, en önemli konunun kullanıcılara doğru soruları sorarak var olan iş süreçlerini ortaya çıkarmak, kurum içinde aslında olan bilginin paylaşımını sağlayarak kullanıcılara getireceği faydaları anlatmak, onay almak ve en önemlisi kurumda bu kapsam dahilinde süreci analiz ederek,  yapılması gereken ( sadece yapılması gereken ) işlerin yapılmasını sağlamaktır. Unutmamız gereken başka önemli nokta; paydaşların katılımı ve kritik işler ile ilgili çalışmanın detaylandırılmasıdır.

bircan.sesen@ipyd.org
 

Bircan ŞEŞEN

Bircan ŞEŞEN