Bu hafta birlikte, Proje Yönetiminin en önemli problem alanlarından biri olan  ”İletişim Yönetimi” konusunu ele alacağız. İletişim Yönetimi, Proje bilgilerinin zamanında ve doğru biçimde üretilmesi, derlenmesi, saklanması, düzenlenmesi, izlenmesi süreçlerini kurumun iletişim teknolojisinin izin verdiği ölçüde, iletişim kanallarını kullanarak ilgili kişilere doğru zamanda dağıtılmasıdır. Özellikle, projeler ile çalışan kurumlar iletişim stratejisi geliştirirler, iç ve dıştan gelen bilgilerin gideceği kişileri tanımlayarak bir bilgi akış sistemi oluştururlar ise, projelerde iletişimden kaynaklı hata oranını en aza indirebilirler. 

Etkili, hızlı ve doğru iletişim kanallarının kurulması projenin ilerleyişini hızlandıracağı gibi, olası problemlerin tanımlanmasını ve proje performansını yükseltecektir. Projelerde, iletişim sistemi; yazılı ve sözlü,  resmi ve resmi olmayan raporlar, iç ve dış iletişim olarak sınıflandırılabilir. Özellikle proje yöneticilerinin aktif olarak aşağıda belirlenen iletişim ortamlarını kontrol ve takip  etmeleri gerekir.  

Bunlar:

• Yukarı doğru iletişim (üst düzey yöneticiler); üst yönetim ve müşteri üst yöneticileri ile olan iletişim,

• Aşağı doğru iletişim; takım elemanları, yüklenici kaynakları, müşteri kaynakları ile olan iletişim,

• Yatay iletişim; proje yöneticisi, fonksiyonel yöneticiler, yüklenici yöneticileri, müşteri yöneticileri arasındaki iletişimdir.

Örneğin; 

Proje takımınız 4 kişi ise;  4*(4-1)/2= 6  proje yöneticisi olarak takip ve kontrol etmeniz gereken iletişim kanalı 6’dır. Proje takımınız 10 kişi ise; 10*9/2 = 45 Proje Yöneticisi olarak 45 ayrı iletişim kanalını aktif olarak takip etmeniz gerekir. Yapılan analizler sonucunda; Proje yöneticisi proje için ayırdığı zamanın %95’ini  İletişim yönetimi için harcamalıdır.

Sonuç olarak; 

Proje yöneticisi olarak, iletişim sırasında, yanlış anlaşılmalara belirsizliklere ve varsayımlara meydan verilmemesi için anlatılan konular detaylı, açık, kurum kültürüne uygun olması sağlanmalıdır. Projelerde iletişim sadece doküman veya rapor yazmak, yüz yüze yada telefonda konuşmak değildir. İletişim anlamayı, dinlemeyi, iyi çalışma koşulları oluşturmayı, ve proje takımının ve diğer paydaşların güvenini kazanmayı kapsar. Projenin günlük yönetimi sürekli haberleşmeyi gerektirir. Proje yöneticileri ve proje takımı arasında sürekli ve açık bir haberleşme kanalının olması, proje yöneticisinin önünü görmesini, takım elemanlarının da sorumluluklarını kolaylıkla belirlemesini sağlar. Projelerdeki iletişim aracı olan en önemli dokumanlarından bazıları proje planları, aktivite planları, proje durum raporu,  proje performans raporu, proje değişiklik raporudur. Hem proje yöneticisi hem de proje takımı çalışmalarını bu dokümanlara göre ayarlamak zorundadır. Başarılı projeler yönetebilmenin anahtarı, iletişim yönetiminin mükemmele yakın yürütülmesi ile mümkündür.
 
bircan.sesen@ipyd.org
 

Bircan ŞEŞEN

Bircan ŞEŞEN