Proje Yönetim Ofisi

11.06.2012
 
Masaüstü ve diger çeşit kişisel bilgisayarların yaygın kullanıma acılması, 1985 yılından başlayarak, bu araçlar icin geliştirilen yazılım ve uygulamaların hazırlanması amacıyla girişilen projelerin dogmasına sebep oldu. Evvelki yıllarda somut ürünleri geliştirmek amacıyla kullanıan proje yönetimi yöntemleri bu yeni uygulama alanında karşılaşılan sorunları çözmeye yetmedi : ürün tariflerinin yetersizligi, rollerin iyi anlaşılmaması, standardların ve metodolojinin yoklugu ve çalışanların bu alanda bilgi ve tecrübeden yoksun olmaları 1985 – 94 yıllarında başlatılan her 6 projeden yalnız 1 tanesinin başarıyla tamamlanması gibi kabülü güç bir durum ortaya cıkarttı. 
 
1990’lı yılların ortalarına dogru bu sorunlardan etkilenen ve çözüm üretme çabasına giren birçok kuruluş yogun egitim ve süreç geliştirme çalışmalarıyla 20. yüzyıl sonunda projelerini başarıya götürecek yöntemlere sahip oldular. Bu gelişmelerden bir tanesi de Proje Ofisi, Proje Yönetim Ofisi, Proje Yönetimi Mukemmellik Merkezi gibi isimlerle hayata geçirilen birimler oldu. Bu organizasyon, son 20 yıl içinde projelere dogrudan planlama ve kontrol desteginden süreç ve araç geliştirme ve egitim vermeye kadar her türlü proje yönetimi uzmanlık ihtiyacını, saglam temellere oturtup gereken üst yönetim destegini alması halinde, başarılar saglamaktadır.
 
2001 - 2005 yıllarında yaşanan global ekonomik kriz, bilhassa Bilişim sektöründe, projelerin azalmasına ve onaylanan bircok projenin ertelenmesine veya iptaline sebep oldu. Kurumsal kaynakların geçmiş günlere kıyasla daha kıt olması ve verimli kullanım gerekliligi proje çalışmalarının sonuca en dogru, en çabuk ve en ekonomik şekilde varılmasının önemini çok arttırdı. Bu yeni ihtiyaç, planlama, kontrol, iletişim ve takım çalışmasının önemini daha evvel görülmemiş bir seviyeye çıkarttı ve proje yönetimini bütün kuruluşa bir kültür olarak yerlestirecek çözümler aranmaya başlandı. Bu arayışlar çogu zaman bir uzmanlık merkezinin kurulması kararıyla sonuçlandi ve Proje Yönetim Ofisleri ( PYO ) 2000 yılından sonra yaygın bir çözüm haline geldi. Bugün Türkiyede PYO’i olmayan banka yok gibi.
 
Proje yönetiminde kabul edilebilir bir olgunluk seviyesine erişmek, yatırımların dogru ve etkin bir şekilde planlanıp kontrol edilmesinin bir ön şartıdır; bu olgunluk seviyesine erişmenin en kestirme güvencesi proje yönetiminin dogru ve etkin şekilde yapılmasını büyük ölçüde mümkün kılacak olan PROJE  YÖNETIM OFISLERI’nin ( PYO ) saglam temeller üzerinde kurulmasıyla saglanabilmektedir. PYO’leri, aşırı iş yükünden burunlarını kaşımaya vakit bulamayan proje ekiplerine sadece planlama ve kontrol uzmanlıgı saglamakla kalmayıp, STRATEJIK PLANLAMA ile belirlenen proje ihtiyaçlarının, PORTFOLIO YONETIMI ile en dogru şekilde tanımlanması, degerlendirilmesi ve önceliklendirilmesini ögreten ve gerçekleştiren destek birimlerini oluşturabilmektedir. Bu YUKSEK OLGUNLUK seviyesine erişmek bir anda olmaz, fakat PYO’leri ile daha çabuk ve kalıcı sekilde gerçekleştirilebilir.
 
PYO bir hap, bir reçete degildir; PYO kurmak hiçbir başarıyı garanti edemez. Böyle gerçekci olmayan beklentilerle kurulan PYO’larin yarıdan fazlası 12 ila 18 aylık yaşamdan sonra ortadan kalkmakta veya çok küçülerek bir raporlama grubu haline getirilmektedir. 2002 yilinda TURKCELL bu yola gitmis, 2007’den itibaren dagıttıkkları PYO’ni yeniden kurmuşlardır. PYO’lerinin faydalı bir organizasyon haline gelerek katma deger yaratması, erişilebilir bir VIZYON ve iyi düşünülüp planlanarak hayata gecirilen STRATEJILER sayesinde gerçekleşebilmektedir.  
 
Ornek olarak Türkiyede ARCELIK AR GE, FINANSBANK ve Kaliforniya’da Pacific Gas & Electric şirketlerinin geçtigimiz yüzyıl sonuna dogru kurdukları PYO’lerini zikredebiliriz. Bazı kuruluşlarca  Project Management Centers of Excellence = Proje Yönetimi Mükemmeliyet Merkezi diye de isimlendirilen PYO’leri kurumsal kaynakların en uygun şekilde degerlendirilmesini saglayarak, kendi maliyetlerini rahatlıkla ödeyebilmektedirler
 
Bilişim sektöründe matrix ortamında projelerle çalışan kuruluşlar, standardizasyon ve yönetim kontrolunu ihdas ederek, iyi egitilmiş profesyonel kadroların gayretleriyle proje başarısında fark yaratabilmektedir. Bu yaklaşım PYO’lerini kurup sabırla destekleyen kuruluşlarda yatırım projelerinin başarıyla tamamlanmasında önemli bir faktör olmaktadır.
 
Kurumlar PYO’lerinden şu faydaları saglayabilirler :
 
Bütün aktif ve planlanan projeleri içeren bir projeler envanterinin tutuldugu veritabanı kurma ve yaşatma. 2010 yilinda yapilan arastirmalarda 12% nisbetinde tekerrür eden projelere rastlanmistir.
 
Proje ekiplerine aşagıdaki konularda destek verme :
 
o Finansal fizibilite çalışmalarını içeren proje teklifleri hazırlama, 
o Projeleri beratlama ve başlatma,
o Projeleri planlama,
o Zaman ve maliyet izlemede kullanılacak kontrol birimlerini belirleme,
o Proje performansını izleme ve degerlendirme,
o Sorunlara çare bulma ve kurtarıcı planlar hazırlama,
o Projeleri kapatma ve proje kayıtlarını tutma,
o Proje performans verilerini toplayıp degerlendirerek planlama metrikleri geliştirme.
 
Proje Yönetimi egitimi ve danışmanlıgı vererek ekip elemanlarının gelişmelerine katkı.
 
Proje Yönetimi süreç, araç ve şablonları geliştirme 
 
Bu sorumluluklar birden bire ve kendiliginden üstlenilemez; önceliklendirilmeleri ve adım adım geliştirilmeleri gerekir. Bu gelişim için ihtiyaç duyulan kaynakların ve  sürelerin PYO’lerine verilmesi, başarı şansını arttıracaktır. 
 
Birçok BT bölülümün başına gelen, müşteri ve kullanıcı birimlerin planlamasız, telaş içinde, toplantıları, calısma gruplarını, verilmesi gereken kararları sürekli ertelemeleri  PYO’nin çalışmalarını olumsuz şekilde etkiler ve hedeflenen faydaların gerçekleşmesini geciktirir. Bu durum birçok PYO’nin karşılaştıgı “ günah keçiligini “ tetikleyerek, üst yönetim desteginin ve inancının kaybolmasına ve PYO’nin sonunun gelmesine yol acmıştır.
 
PYO’larin başarısı kurumların proje yönetimi başarısını arttırmaktadır; bu işi dogru yapan kurumlarda bir ila iki yıl icinde proje maliyet ve süre aşımlarında 50% azalma görülmüştür.
 
 

 

Ahmet N. Taspinar, PMP, REP