BT Yönetişimi ve Proje Yönetim Ofislerinin BT Yönetişimindeki Rolü

16.04.2012

Son yıllarda Bilgi Teknolojileri dünyasında en fazla kullanılan terimlerden birisi “BT Yönetişimi (IT Governance)”. Bu makalemde, BT yönetişimi konusunda temel bilgileri verirken, BT yönetişimi için kurumlardaki Proje Yönetim Ofislerinin sağladığı katma değeri ve faydaları aktarmaya çalışacağım.

Yönetişim... Türkçe’ye “yönetim” ve “iletişim” kelimelerinin evliliği sonucu kazandırılmış bir kelime. Türk Dil Kurumu’nun İnternet’teki güncel sözlüğünde bu kelime şöyle tanımlanıyor : “Resmî ve özel kuruluşlarda idari, ekonomik, politik otoritenin ortak kullanımı”. Resmi tanımı ile de çok anlaşılır olmadı mı? Peki, bir de şu şekilde bir tanım deneyelim : “Karar almada, öncelik belirlemede, bütçe takibinde paydaşlarla beraber yönetim”. Bu ifadelerden hareketle, yönetim daha ziyade tek taraflı iken, yönetişimin daha katılımlı ve paydaşların iletişimi ile iyi sonuçlar elde edilebilen bir yaklaşım olduğunu ifade edebiliriz.

BT Yönetişimi, kurumda yapılacak olan BT işlerinin kurumun stratejileri ile uyumlu olması anlamına geliyor. BT yönetişimini etkin biçimde uygulayan kurumlardaki Bilgi Teknolojileri Bölümü, kurumun stratejik amaçlarına ulaşması ve hedeflerini yakalaması için bir “destek birim”inden ziyade, “stratejik iş ortağı” olarak değerlendiriliyor, BT işgücü kaynaklarının ve bütçelerinin kullanımı, üst yönetimin onayı ve katılımı ile karara bağlanıyor. BT iş birimi de kurumun aldığı stratejik kararlarda paydaş olarak yer alıyor, görüşlerini belirtiyor.

Büyük ve kurumsal organizasyonlarda, Bilgi Teknolojileri departmanlarında yapılan işleri en temel hali ile iki kategoriye ayırabiliriz: Üretim ve işletim. Üretim tarafında, kurumun ihtiyacı olan yeni projeler yapılır, yeni ürünler tasarlanır, var olan ürünlerle ilgili ihtiyaçlar doğrultusunda yeni güncellemeler / revizyonlar gerçekleştirilir. İşletim tarafında ise, üretimde çalışan sistemlerin bakımı, işletimi, problem çözümü, özetle operasyon el faaliyetleri yürütülür. BT yönetişimi bu iki temel kategori için de kurumlara ciddi anlamda katma değer sağlar. BT kaynaklarının ki bu kaynaklardan kasıt hem personel hem de sistem / maddi kaynaklardır, en etkin ve en doğru işlerde kullanılması konusunda yol gösterir.    BT yönetişimi konusunda kurumlar genellikle COBIT (Control OBjectives for Information and related Technology) çerçevesindeki yaklaşımı ve standartları esas alarak çalışmalarını sürdürmekte ve süreç ve organizasyon el yapılarını 2000’li yıllardan sonra bu doğrultuda revize etmeye başlamıştır. COBIT’in şirket üst yönetimine (hissedarlar, genel müdür, yönetim kurulu vb) verdiği temel mesajlardan biri, iyi bir BT yönetişimi yapılmadan organizasyonun hedeflerini gerçekleştirmenin zor olduğudur.

BT Yönetişimi’nde 5 temel alan bulunmaktadır:

1. Stratejik Uyumluluk (Strategic Alignment)
2. Değer Sağlama (Value Delivery)
3. Kaynak Yönetimi (Resource Management) 
4. Risk Yönetimi (Risk Management) 
5. Performans Yönetimi (Performance Management) 

BT Yönetişiminin uygulanması için, kurumda bir “Proje Yönetim Ofisi” yapılanması bulunması çok ciddi faydalar sağlar. Bunları başlıklar halinde gruplamaya çalışırsak;

  • Kurumda yapılacak olan BT projelerinin maliyet ve bütçe çalışmasının yapılması
     
  • Projelerin kuruma finansal getirilerinin (Net Present Value, iç verim oranı, geri dönüş süresi vb) hesaplanması
     
  • Kurumdaki yıllık BT işgücü kaynak ve kapasite planlaması ve takibi
     
  • Proje önceliklendirme komitesi için hazırlık ve raporlama
     
  • Projelerin portföyler bazında konsolide edilmesi, senelik “Masterplan” yapılması
     
  • Yıl içinde kurumdaki iş birimlerinin ihtiyaçları ve öncelik değişiklikleri doğrultusunda, planların revize edilmesi, önceliklendirmenin değiştirilmesi
     
  • Tüm proje hedeflerinde (tarih, efor, kapsam, ek bütçe, ek kaynak vs) değişikliklerin kayıt altına alınması ve proje paydaşlarının bilgilendirilmesi
     
  • İş birimlerinin BT içindeki temsilciliğinin ve danışmanlığının yürütülmesi
     
  • Senelik planda yer alan projeler için statü takibinin, durum raporlamasının,  risk ve açık konular yönetiminin ve
     
  • İş birimlerinin proje ve portföy bazında proje memnuniyetinin ölçülmesi ve iyileştirilmesi


Gibi görevler Proje Yönetim Ofisi’nin temel sorumluluğundadır. Hemen hepsi BT Yönetişimi destekleyen bu başlıklar, hakkıyla yapıldığı takdirde, kurumun BT Departmanı’ndan maksimum derecede fayda elde etmesini sağlayacaktır.

Etkili bir BT yönetişim altyapısı, kurumsal yönetişimin ayrılmaz bir parçasıdır. BT yönetişimi çerçevesi, üst düzey yönetim tarafından tam olarak desteklenir ve şirketin aşağıdaki işletme sorunları gibi problemlerini çözmesine yardımcı olmak için tüm organizasyon içinde uygulanırsa faydaları kısa sürede görünür şekilde ortaya çıkmaya başlayacaktır.

Bilgi Teknolojileri departmanlarına, “yönetimin karışmadığı, kendi kendini yönetmesi gereken, hangi BT yatırımlarının ve hangi BT projelerinin yapacağına kendi karar veren destek birimleri” olarak bakma devri geride kalmıştır. Devir, BT ile ilgili kararların, olabildiğince çok ve olabildiğince üst seviye paydaşların katılımı ve fikir birliği ile alınacağı devirdir.

Mustafa Dönmez, PMP
İlişki Yöneticisi
Akbank Bilgi Teknolojileri
Proje Yönetim Bölümü



Referanslar:
www.isaca.org
www.deloitte.com