Profesyonel Sivil Topluluk Örgütleri’nde Yönetim

26.12.2011

Sivil Toplum Örgütleri, genellikle, maddi bir karsılık beklenmeden, bazı inanç ve prensiplere hizmet etmek amacıyla bir araya gelen insanlar tarafından oluşturulur düşüncesi çoğumuzca benimsenmistir. 30 yıllık bir geçmişe dayanan STO hizmetlerim boyunca gördüğüm ise bu topluma hakim düşüncenin çoğu zaman, gizlice veya açıkca, başka emeller ve davranışlarla başlatıldığı veya idealistçe başlatılıp yanlış ellere geçerek yozlaştırıldığı yönünde olmuştur.

PROFESYONEL SİVİL TOPLULUK ÖRGÜTLERİ’NDE YÖNETİM

Bu makale yazarın son 30 sene içinde Türkiye’de ve Amerika Birleşik Devletleri’nde Sivil Toplum Örgütleri’nde yaptığı gönüllü çalışmalarda yaşadığı tecrübeleri ve çıkardığı sonuçları içermektedir.

Sivil Toplum Örgütleri, genellikle, maddi bir karşılık beklenmeden, bazı inanç ve prensiplere hizmet etmek amacıyla bir araya gelen insanlar tarafından oluşturulur düşüncesi çoğumuzca benimsenmiştir. 30 yıllık bir geçmişe dayanan STO hizmetlerim boyunca gördüğüm ise bu topluma hakim düşüncenin çoğu zaman, gizlice veya açıkça, başka emeller ve davranışlarla başlatıldığı veya idealistçe başlatılıp yanlış ellere geçerek yozlaştırıldığı yönünde olmuştur.

 Toplumlarda olumsuz intiba bırakan bu yozlaşma STO’ne olan itibarı ve güveni de sarsmakta ve ilerisi için nahoş sonuçlara sebep olmaktadır. Politik hürriyetlerimizin sürekli olarakaşındırıldığı günümüzde insanların, sesini duyurup gidişatı etkileme imkanları kuvvetli STÖ ile sağlanıp, gerçekleştirilebilmektedir. Toplumların gitgide “neme lazımcılık = apathy “ çukuruna itilmeleriyle sonuçlanan ve son 20 - 30 yıl içinde INTERNET, TV Dizileri, Futbol Maçları gibi diverziyonlarla bu sonuca bizleri epeyi yaklaştıran bir dünyada yaşamaktayız.

Ohalde, gelin STO dediğimiz bu yüksek etki potansiyeline sahip derneklerin nasıl etkisizleştirildiğine, bunda ne gibi faktörlerin rol oynadığına ve etkili olabilmeleri için neler yapılabileceğine bir bakalım.

STÖ’leri nasıl etkilerini yitirir?

“ Türk gibi başla, İngiliz gibi bitir “ lafını duymus olanlarınız vardır; sade bizim ülkemizde değil, dünya ülkelerinin çoğunda, idealist insanlar tarafından kurulan gönüllü kurumlar ve
derneklerin çoğu birkaç sene içinde “adı var sanı yok“ duruma geliyor Sebepleri ben şöyle görüyorum:

• Misyon ve Vizyonun iyi tanımlanmaması veya benimsenmemesi
• Somut hedefler belirlenip görev dağılımı yapılmadan yola çıkılması,
• Kuruluşu takip eden ilk aylarda, başkan ve yöneticilerle yaşanan hayal kırıklıkları,
• Samimiyet ve şeffaflığın sağlanamaması ile yaşanan hizipleşmeler ve post kavgaları,
• Değişmez başkan ve Yönetim Kurulları’nın gönüll üyeler tarafından yalnız bırakılması,
• Genc ve yeni uyelere etkili olma sansi taninmamasi, TAZE KAN’a itibar edilmemesi,
• Değişmez başkan ve Yönetim Kurullarının yorulup hizmet vermeyı sallamaları
• Bütün bu sebeplerin hepsinin önüne geçebilen, STO’nun kişisel çıkarlara alet edilmesi,
• Eminim bu yazıyı okuyanlar daha neler düşünebilir.

Etkisizleşmeyi getiren faktörler neler ?

• Stabilite = devamlılık olmayışı - gelişi güzel seçilen yönetim kurulları, STÖ’nün bir an’anesinin teessus etmemis olması veya mevcut an’aneyi hiçe sayarak yapılan keyfi yön değişiklikleri
• Üye saflarına yeni ve genç meslekdaş veya ideal yoldaşı kişilerin katılmaması, katılanların hiçbir söz sahibi olma şansı görmeyerek küsmeleri
• Üyelerin etkinliklere uzak durmaları, aidat ödememeleri
• Üyelerin ihtiyaçlarını öğrenmeye ve anlamaya gayret göstermeyen yönetimler
• Menfaat çıkarlarını ön plana alan muhteris kişilerin STÖ’ne hakim olması

Bir Sivil Toplum Örgütü nasıl etkili ve sürekli olur ?

1. Üyelerini heyecanlandıracak ve yönetime çekecek :

1.1. MİSYON ve VİZYON

1.2.
STRATEJİ ve HEDEFLER

1.3.
Tüm üyelerin katılım ve onayıyla belirlenen İLKELER

1.4.
Vizyona varmak için elbirliğiyle hazırlanıp uygulanmaya konacak 3 / 5 yıllık çalışma planları Uygulamanın proje yönetimi disiplini ile planlanıp, takip edilmesi

2.
Üyelerle ilişkiler ve iletişim :

2.1.
Çeşitli ve zamanında yayınlanan haberleşme ile canlı tutuluyor mu ?

2.2.
Elektronik iletişimin bıkkınlık vermeye başlaması görüldüğünde, yüzyüze birebir iletişim, yönetim kurulu üyeleri ve bizzat başkan tarafından kısa aralıklarla gerceklestiriliyor mu ?

2.3.
Aidat ödeme kolaylıkları yapıldıktan sonra, takip oluyor mu, 2 - 3 uyarıya rağmen ödeme yapmayan üyelikler donduruluyor mu ?

2.4. Üyelerin görüşlerini almak için çaba gösteriliyor mu ?

2.5. Her yıl toplam üyeliğin en az 10% kadarı proje ve etkinliklerde göreve getiriliyor mu ?

2.6. “ Neden bu derneğe üyeyim “ sorusuna cevaplar üyelerle konuşuluyor mu ?

3. Kongreler, İlgi Grupları ve Etkinlikler :

3.1. Düzenli olarak tertip ediliyor mu ?

3.2. YK ve dış konuşmacılardan başka üyeler konuşmacı olarak rol alıyor mu ?

3.3. Etkinlikler katılımı teşvik edecek şekilde ( konular, konuşmacılar, mekan ve  ücretlendirme ) üyelere hassasiyet içinde oluşturuluyor mu ?,

3.4. Ilgi Grupları planlama ve YK denetlemesi ile aktif tutuluyor mu, aktivite göstermeyen ilgi grupları belli bir süre için kapatılıyor mu ?

4. Ve nihayet STÖ Yönetimi :

4.1. YK’larının yıllarca aynı kişilerden oluşması ıle yaşanabilecek kemikleşmeyi önleyecek TAZE KAN prensipleri benimsenip uygulanıyor mu ?

4.2. Yıllık olağan kongrenin üyeleri çekecek şekilde planlanıp duyurulması yapılıyor mu?

4.3. Başkanlığın her yıl veya her YK dönemi sonunda el değiştirmesi ile çok üyeye söz sahibi olma şansi veriliyor mu ?

4.4  YK ve projeler / ilgi grupları gönüllüleri, sorumlu YK üyelerinin yönetimi altında liderlik eğitimi ve tecrübesi kazanarak, “ ben bu dernekten çok sey öğrendim“ diyebiliyor mu ?

İstanbul Proje Yönetimi Derneği 1997 yılından günümüze birçok başarı ve fırtına yaşayarak gelmiş bulunuyor. İlk 4 senemizde Türk gibi başladık ve İngiliz gibi devam ettik. Taze kan yokluğu kendini 5. Yılımızdan itibaren göstermeye başladı ve düşüşe geçtik. 7. yılımızda olağan yıllık kongremizde o zaman gereken 25 kişiyi toplayamadığımız için kapatılma tehlikesi atlattık ve ondan sonra tekrar yükselmeye başladık. Son 7 yılda devamlı çıkıştayız ve üyelerimizin ilgisi her yıl daha fazla artmakta; bugün çeşitli proje ve ilgi gruplarında görev alan gönüllü üyelerimiz toplam üye sayısının 15% ini aşıyor. Bu momentum’u devam ettirip daha yüksek seviyeye getirmek, İPYD’nin sürekli başarısının güvencesi olacaktır diye düşünüyorum. Türkiye’de en çok üyesi olan, en fazla faaliyet gösteren, en çok gönüllü çalışanı olan ve her yenilikte öncü olan proje yönetimi derneği İPYD üyeliğinizle iftihar edebilirsiniz.

Bir adım daha da giderek bu başarının devamlılığını, derneğinizin çalışmalarında gönüllü görev alarak, sağlama almış olursunuz. Bir deneyin, seveceksiniz; şimdiye kadarfaaliyetlerimize katılan gönüllü üyelerimizin hepsi memnunlar. Yönetim kurulu toplantılarımız her zaman bütün üyelerimize  açıktır; proje ekipleri ve ilgi grupları için de aynı şeyi söyleyebilirim.

Ahmet N. TAŞPINAR, PMP, REP